Hva koster det å avklare roller i videogjennomgang, og hva styrer prisen

Hva vi egentlig snakker om når vi snakker pris

Spørsmålet om pris kommer ofte tidlig, og det er et rimelig spørsmål. Når en virksomhet vil rydde i hvem som kommenterer, hvem som avgjør og hvem som har siste ord i hver runde, er det lett å tenke at det dreier seg om et lite stykke arbeid. Det er det også, hvis utgangspunktet er enkelt. Men prisen avhenger av hvor mange som i dag er involvert, hvor tydelig ansvaret allerede er, og hvor mye av det som må skrives ned.

Jeg er Henrik, og jeg underviser i dette temaet. I praksis ser jeg at kostnaden sjelden ligger i selve rolleavklaringen. Den ligger i tiden som forsvinner før og etter: møter der ingen vet hvem som skal bestemme, kommentarer som motsier hverandre og runder som må tas om igjen. Å sette en pris på rolleavklaring handler derfor først og fremst om å se hva uklarheten koster i dag.

Her går jeg gjennom de faktorene som tydeligst påvirker prisen, slik at du kan vurdere omfanget før du tar kontakt. Jeg oppgir ikke faste summer her, for de avhenger av prosjektet ditt. Poenget er at du skal vite hva som driver tallet opp eller ned.

Antall personer rundt bordet

Den klareste prisdriveren er antall personer som gir tilbakemelding. Et team på tre, der en kommenterer, en avgjør og en produserer, trenger lite tid for å bli enige om rammene. Et team på åtte, der marked, ledelse, fagavdeling og en ekstern part alle har meninger, krever mer arbeid. Hver ekstra person er en mulig kilde til motstridende kommentarer, og hver av dem må få en definert plass i prosessen.

Det betyr ikke at flere deltakere er et problem i seg selv. Mange virksomheter har gode grunner til at flere avdelinger må se en film før den publiseres. Spørsmålet er om alle skal kommentere, eller om noen bare skal informeres. Å skille mellom de to gruppene er ofte det som sparer mest tid, og det er et av de første punktene vi tar opp i kurset.

Når antall deltakere er stort, bruker vi også lengre tid på å finne ut hvem som faktisk har fullmakt til å avgjøre. Det kan være overraskende uklart, særlig i virksomheter der ansvar har vokst fram over tid i stedet for å være bestemt.

• Antall som kommenterer, ikke antall som får se filmen
• Antall avdelinger med egne krav til innholdet
• Om eksterne parter som byrå eller kunde er med

Hvor uklar er situasjonen i dag

Den andre store faktoren er utgangspunktet. Noen team har en fungerende rutine som mangler bare en tydelig beslutningsmyndighet. Andre har ingen avtalt prosess i det hele tatt, og tilbakemeldinger kommer via e-post, meldinger og muntlige innspill på gangen. Det andre tilfellet tar lengre tid, fordi vi først må kartlegge hvordan det faktisk fungerer, før vi kan foreslå hvordan det bør fungere.

Kartleggingen er ikke tidkrevende i seg selv, men den krever at noen i virksomheten har tid til å svare ærlig på hva som skjer. Det er ofte her ting stopper opp. Folk er travle, og det er mer behagelig å beskrive prosessen slik den burde være enn slik den er. Jo mer åpent teamet kan beskrive sine svakheter, desto raskere kommer vi til de endringene som virker.

Jeg anbefaler å ta med et eller to eksempler fra siste prosjekt: en film som ble forsinket, eller en runde som gikk dårlig. Konkrete eksempler gir et tydeligere bilde enn generelle beskrivelser og gjør at vi kan holde omfanget nede.

Hva som skal skrives ned

En rolleavklaring som bare finnes i hodet til dem som var i møtet, holder ikke lenge. Neste prosjekt kommer, noen har sluttet, og nye er kommet til. Derfor hører et skriftlig dokument med til arbeidet. Omfanget av dokumentasjonen påvirker prisen, men ikke så mye som mange tror. En ryddig side som sier hvem som kommenterer, hvem som avgjør og hva som skjer ved uenighet, er ofte nok.

Der prisen øker, er når virksomheten vil ha ulike varianter for ulike typer film. En kort sosial video trenger ikke samme prosess som en film til en kampanje med flere godkjenningstrinn. Hver variant må tenkes gjennom og testes mot virkelige situasjoner. Det er fornuftig arbeid, men det er mer arbeid.

Mitt råd er å begynne med én mal for den vanligste filmtypen og utvide senere hvis behovet viser seg. Da får teamet noe å bruke raskt, og kostnaden holdes overkommelig.

• Én felles rolleoversikt for prosjektet
• Regel for hva som skjer ved uenighet
• Plassering av dokumentet der alle finner det

Det som ikke koster mye, og det som er dyrt å la være

Noe av det som gir mest effekt, koster lite. Å bestemme at én person har siste ord i hver runde krever ikke et omfattende prosjekt. Det krever en beslutning og at alle får vite om den. Mange virksomheter kan gjøre dette selv, og jeg sier det gjerne åpent: ikke alt trenger rådgivning.

Det som til gjengjeld blir dyrt, er å la være. Hver runde som må gjentas fordi to personer ga motstridende tilbakemeldinger, koster redigeringstid, ventetid og noen ganger en utsatt publisering. Over et år kan slike runder samlet bli mer enn selve kurset ville ha kostet. Det er ikke en garanti, men det er en regning det er verdt å gjøre for sin egen virksomhet.

Prøv å anslå hvor mange timer som gikk til ekstrarunder i forrige prosjekt. Tallet er ofte høyere enn forventet, og det gir et bedre grunnlag for å vurdere hva rolleavklaring er verdt for dere.

Slik forbereder du deg før du spør om pris

Du får et mer treffende svar hvis du har noen opplysninger klare. Skriv ned hvem som i dag er involvert i en typisk gjennomgang, og marker hvem som egentlig bestemmer. Noter hvor mange runder siste film gikk gjennom, og hva som skapte flest misforståelser. Dette er ikke et skjema du må fylle ut, bare et notat som hjelper samtalen.

Tenk også over hva du ønsker å sitte igjen med. Er det en enkel rolleoversikt, eller en komplett prosess med maler for flere filmtyper? Svaret påvirker både tid og pris, og det er lettere å starte smalt og bygge ut enn å kutte ned et stort opplegg.

Når du tar kontakt, kan du beskrive situasjonen med egne ord. Jeg ser da på hva som trengs, og sier ærlig fra hvis behovet er lite nok til at du klarer deg med en enkel løsning på egen hånd.

• Liste over de som deltar i gjennomgangen
• Antall runder i siste prosjekt
• Ett eksempel på en runde som gikk dårlig
• Hva du ønsker som sluttresultat

Prisen på rolleavklaring styres av antall deltakere, hvor uklart utgangspunktet er og hvor mye som skal dokumenteres. Små team med enkle behov kan komme langt med liten innsats, mens større team med mange avdelinger trenger mer tid. Regn gjerne på hva uklarheten koster i dag, og ta med notatene dine når du vil snakke om neste steg.