Verktøyene vi bruker når en gjennomgangsprosess skal bygges fra bunnen

Utgangspunktet er et ark, ikke et program

Når et team ber om hjelp til å bygge en gjennomgangsprosess, tror mange at første steg er å velge et verktøy. Vi starter et annet sted. Vi tar frem et tomt ark og tegner prosjektets vei fra bestilling til godkjent film, med alle som er innom underveis. Det gir en felles oversikt som ingen programvare kan erstatte.

Arket er i praksis en enkel tidslinje med fire til seks stopp. Ved hvert stopp skriver vi hvem som får filmen, hva de skal ta stilling til, og hvor lenge de har på seg. Det høres banalt ut, men det er forbausende ofte første gang teamet ser prosessen samlet.

Fordelen med papir og tusj er at alle tør å stryke over. Et ferdig system gjør at man tilpasser seg verktøyet. Her tilpasser vi verktøyet til teamet.

• Én tidslinje per prosjekttype
• Hvert stopp har en eier og en frist
• Kun det teamet faktisk gjør i dag tegnes først

Prosjektbeskrivelsen som første mal

Den første malen vi lager sammen med deltakerne, er en kort prosjektbeskrivelse på én side. Den inneholder formålet med videoen, målgruppen, ønsket lengde, leveringsdato og navnet på den som til slutt godkjenner. Mer skal det ikke til, men alt skal fylles ut før redigeringen starter.

Mange gjennomganger går i stå fordi forventningene aldri ble skrevet ned. Redigereren leverer en versjon på to minutter, mens bestilleren så for seg ett. Med en ferdig utfylt side kan begge peke på samme dokument og avgjøre uenigheten uten lange e-posttråder.

Vi anbefaler at siden lagres sammen med prosjektfilene, ikke i en egen mappe som ingen finner igjen. Da følger den prosjektet hele veien, også når noen nye kommer inn i teamet midtveis.

• Formål, målgruppe og lengde
• Leveringsdato og godkjenner
• Lagres sammen med prosjektfilene

Rolleoversikten og rundeplanen

Den andre malen er en liten tabell som viser hvem som kommenterer, hvem som avgjør og hvem som har siste ord. Vi fyller den ut sammen på kurset, og deltakerne merker raskt hvor uklart ansvaret har vært. Én person kan ikke både være kommentator og endelig beslutter uten at det står uttrykkelig i tabellen.

Ved siden av ligger rundeplanen. Den sier hvor mange revisjonsrunder prosjektet har, hva som kan endres i hver av dem, og når runden regnes som lukket. Første runde handler gjerne om struktur og innhold, andre om detaljer, og siste om feil som må rettes.

Når begge dokumentene henger sammen, vet alle hva de forventes å bidra med og når de kan slippe prosjektet.

• Kommentator, beslutter og endelig godkjenner
• Antall runder fastsettes før start
• Hver runde har et avgrenset formål

Versjonsnavn og loggark som støtte

Det tredje dokumentet er et enkelt loggark. Hver gang en ny versjon sendes ut, føres det inn versjonsnavn, dato, hvem som mottok den og hvilke kommentarer som er innarbeidet. Versjonsnavnet følger en fast mønsterregel som teamet selv bestemmer, for eksempel prosjektkode, versjonsnummer og rundenummer.

Loggarket ser kjedelig ut, og det er poenget. Det skal være så raskt å fylle ut at ingen hopper over det. Når noen om et halvt år spør hvilken versjon som faktisk ble godkjent, finnes svaret på ett sted.

Vi viser også hvordan man kan bruke samme ark som grunnlag for sluttdokumentasjonen. Da er mesteparten av arbeidet allerede gjort når filmen skal signeres av.

• Versjonsnavn med fast mønster
• Dato, mottaker og innarbeidede kommentarer
• Gjenbrukes som grunnlag for sluttdokumentasjon

Slik settes malene sammen til en prosess

Når malene er på plass, setter vi dem i rekkefølge på tidslinjen fra første ark. Prosjektbeskrivelsen hører hjemme helt i begynnelsen, rolleoversikten og rundeplanen like etter, og loggarket følger prosjektet til siste stopp. Resultatet er en prosess som får plass på to A4-sider.

Deltakerne tester den på et pågående eller nylig avsluttet prosjekt. Det avslører raskt hvor malene er for tunge, og hvor de mangler noe. Vi justerer sammen, og stryker alt som ikke brukes.

Målet er ikke en perfekt prosess, men en som teamet faktisk holder seg til når fristen nærmer seg. En enkel prosess som følges er mer verdt enn en grundig en som ligger i en skuff.

Hva vi ikke anbefaler

Vi anbefaler ikke å lage maler for alt. Noen team ender opp med femten dokumenter, og ingen vet hvilket som gjelder. Begynn med de tre vi har gått gjennom, og legg til noe først når et reelt behov oppstår.

Vi anbefaler heller ikke å kopiere en annen virksomhets oppsett uten å tilpasse det. Et marked- og kommunikasjonsteam på fem personer trenger noe annet enn en stor organisasjon med flere avdelinger som skal si sitt.

Til slutt: la malene ha en eier. Én person har ansvar for å oppdatere dem når prosessen endrer seg. Uten en eier blir malene gamle, og teamet slutter å bruke dem.

• Start med tre maler, ikke femten
• Tilpass i stedet for å kopiere
• Gi malene en navngitt eier

En god gjennomgangsprosess bygges av få, enkle dokumenter som teamet selv har laget og forstår. Prosjektbeskrivelse, rolleoversikt, rundeplan og loggark dekker det meste. Resten kommer med erfaring. Start med ett prosjekt i høst, test malene i praksis, og stryk det som ikke fungerer. Slik får du en prosess som holder også når tidsfristen presser.