Sjekkliste før du bestemmer deg for en gjennomgangsprosess

Start med hva som faktisk skjer i dag

Før du bygger noe nytt, må du vite hvordan gjennomgangen går i dag. Mange team tror de har en prosess, men det de har er en vane: en lenke i en e-post, noen kommentarer i et chattråd og en telefon dagen før frist. Skriv ned siste prosjekt steg for steg, fra første utkast til publisering, og merk hvor tiden gikk tapt. Det tar en halv time og gir et ærlig utgangspunkt.

Se særlig etter steder der samme spørsmål stilles flere ganger, for eksempel hvilken versjon som gjelder eller hvem som skulle svare. Slike gjentakelser er signaler om at noe mangler i rammen, ikke at folk er uoppmerksomme. Hvis du kan peke på tre slike punkter, har du allerede en kort liste over hva malene dine skal løse. Resten av sjekklisten bygger videre på dette utgangspunktet og hjelper deg å avgjøre hvor mye planlegging prosjektene dine faktisk trenger.

• Skriv ned siste prosjekt fra utkast til publisering
• Merk hvor ventetid og misforståelser oppstod
• Finn spørsmål som ble stilt mer enn én gang

Er prosjektene like nok til at en mal lønner seg

En mal er verdt arbeidet bare hvis du kan bruke den mer enn én gang. Se på de siste fem til ti videoene dere har laget eller bestilt. Hvis de er av samme type, for eksempel interne opplæringsfilmer, produktvideoer eller korte sosiale klipp, er det mye som kan gjenbrukes: kommentarskjema, rollebeskrivelse, navnestandard og godkjenningsnotat.

Er prosjektene svært ulike, kan det likevel være riktig å lage en felles grunnmal med noen få faste felt, og la resten tilpasses. Poenget er å skille det som alltid gjelder fra det som varierer. Alltid gjelder: hvem avgjør, hvor mange runder, hvordan versjoner navngis. Varierer: lengde på gjennomgangen, antall kommentatorer og hvilke eksterne parter som må inn. En grunnmal på en side er ofte bedre enn et tungt dokument ingen åpner.

• Tell hvor mange prosjekter som ligner hverandre
• Skill det faste fra det som varierer
• Hold grunnmalen til én side

Hvem skal eie prosessen og malene

Maler som ingen har ansvar for, blir fort utdaterte. Avklar tidlig hvem som vedlikeholder dokumentene, hvem som kan endre dem og hvordan endringer meldes til resten av teamet. Ofte er det prosjektlederen eller kommunikasjonsansvarlig, men det kan også være en produsent som følger mange prosjekter.

Skill mellom eier av prosessen og eier av den enkelte godkjenningen. Prosesseieren sørger for at rammen er tydelig. Den som godkjenner, avgjør innholdet i hvert prosjekt. Blander du de to, ender du med at samme person både skriver reglene og bryter dem under tidspress. Skriv navn og dato for siste revisjon øverst i malen, så ser alle hvor oppdatert den er og hvem de skal spørre.

• Utpek én person som vedlikeholder malene
• Skill prosesseier fra godkjenner
• Skriv revisjonsdato øverst i hvert dokument

Hva skal malene inneholde, og hva kan utelates

Begynn smått. En brukbar startpakke har fire deler: et kommentarskjema med tidskode, kommentar, ansvarlig og status; en kort rolleoversikt; en regel for versjonsnavn; og et godkjenningsnotat som loggfører hvem som sa ja, til hvilken versjon og når. Mer enn det trenger de fleste team ikke i begynnelsen.

Vær kritisk til felt som ingen fyller ut. Hvert ekstra felt koster oppmerksomhet hver gang malen brukes. Test malen på ett ekte prosjekt før du deler den bredt, og stryk det som ble stående tomt. Husk også å bestemme hvor ferdige dokumenter lagres, slik at de kan finnes igjen når noen spør hva som ble avtalt for et halvt år siden. Et godt arkiv er en del av malen, ikke et tillegg.

• Kommentarskjema med tidskode og status
• Rolleoversikt og regel for versjonsnavn
• Godkjenningsnotat med versjon og dato

Hvor mye tid og innsats har dere

Prosessplanlegging konkurrerer med produksjonen om de samme timene. Vær realistisk: hvis teamet er midt i en travel periode, er det bedre å velge ett prosjekt som pilot enn å omlegge alt på en gang. Sett av en fast, begrenset tid til å bygge malene, og la neste prosjekt vise hva som fungerer.

Høsten er ofte en rolig inngang til slikt arbeid for team som skal produsere før jul eller planlegger neste års innhold. Da kan malene være på plass før presset øker. Avtal en kort oppsummering etter pilotprosjektet, der dere går gjennom hva som ble brukt, hva som ble hoppet over og hva som må endres. Slik vokser prosessen i takt med det teamet faktisk orker å følge.

• Velg ett pilotprosjekt i stedet for full omlegging
• Sett av begrenset tid til å bygge malene
• Hold en kort oppsummering etter piloten

Signaler på at du er klar til å bestemme deg

Du er klar når du kan svare ja på tre ting: Vi vet hvor dagens gjennomgang svikter. Vi har en som eier prosessen. Vi har et prosjekt å teste på innen noen uker. Mangler ett av punktene, er det bedre å løse det først enn å lage flere dokumenter.

Hvis du fortsatt er usikker, kan du gå gjennom sjekklisten sammen med et par kolleger og la hver av dere svare for seg. Ulike svar sier mye om hvor uklar dagens praksis er, og det er nettopp der malene gir mest nytte. Beslutningen trenger ikke være stor. Å velge en enkel startpakke og prøve den på ett prosjekt er et fullt gyldig første steg, og det kan justeres underveis uten at noe er tapt.

• Vi vet hvor gjennomgangen svikter
• Vi har en prosesseier
• Vi har et prosjekt å teste på

En god gjennomgangsprosess begynner med et ærlig bilde av dagens praksis, ikke med et ferdig dokumentsett. Gå gjennom punktene i denne sjekklisten, velg en liten startpakke og prøv den på ett prosjekt. Når det viser seg hva som fungerer, kan du bygge ut malene i et tempo teamet klarer å følge.