Roller i gjennomgang: slik rydder du før vinterens videoprosjekter

Hvorfor høsten krever tydelige roller

Midt på høsten stables mange videoprosjekter oppå hverandre. Kampanjer til førjul, internfilmer før årsskiftet og opptak til nyttårshilsener skal alle gjennom en gjennomgang, ofte med de samme personene involvert. Da blir det fort uklart hvem som egentlig skal mene hva. Kommentarer kommer fra flere kanter, noen motsier hverandre, og redigereren sitter igjen med oppgaven å gjette hvilken tilbakemelding som teller.

Erfaringen min fra kursene er at forsinkelser sjelden skyldes selve redigeringen. De skyldes ventetid mellom runder, og ventetiden skyldes uklare roller. Den som ikke vet om kommentaren hennes er en mening eller en beslutning, sender gjerne en ny mail for sikkerhets skyld. Den som tror han har siste ord, oppdager for sent at andre mente det samme om seg selv.

Derfor anbefaler jeg å bruke noen rolige uker nå til å skrive ned rollene, før presset kommer. Det tar en times arbeid og sparer mange timer senere.

Tre roller du bør skille fra hverandre

Den enkleste inndelingen er å skille mellom de som kommenterer, den som samler og den som avgjør. Kommentatorer er personer med faglig eller praktisk innsikt: en fagansvarlig som vet at produktnavnet er feil stavet, en jurist som ser en påstand som bør nyanseres, en kollega som kjenner målgruppen. De får lov til å si noe, men ikke til å bestemme.

Samleren, ofte prosjektlederen, tar imot alle kommentarer, fjerner dubletter og løfter fram motsetninger. Hun sender redigereren én samlet liste, ikke fem separate mailer. Dette alene fjerner mye av støyen i en vanlig runde.

Beslutningstakeren avgjør når kommentarer peker i ulike retninger. Det bør være én person per prosjekt, ikke en gruppe. Gruppebeslutninger høres demokratiske ut, men i praksis betyr de at ingen kan peke på hvem som sa ja.

• Kommentator: gir faglig innspill, avgjør ikke
• Samler: rydder og sender én samlet liste
• Beslutningstaker: løser motsetninger og sier ja eller nei

Hvem har siste ord i hver runde

Et vanlig spørsmål i kurset er om siste ord alltid skal ligge hos samme person. Svaret er ofte nei. I tidlige runder handler det om struktur og innhold, og da passer det at prosjektleder eller kommunikasjonssjef avgjør. I siste runde handler det om at filmen kan publiseres, og da kan det trengs en annen, for eksempel en leder som tar ansvar for budskapet utad.

Poenget er at det står skrevet før runden starter. Skriv inn i prosjektdokumentet: runde 1, innhold og rekkefølge, avgjøres av prosjektleder. Runde 2, detaljer og språk, avgjøres av kommunikasjonsansvarlig. Siste runde, publiseringsklar, godkjennes av avdelingsleder.

Når rollene er satt per runde, vet alle hva de kan forvente av egen innsats. En kommentator som ser at runde 2 gjelder språk, lar være å dra opp klippingen på nytt. Det er ikke å kneble noen, det er å respektere at hver runde har et formål.

Slik setter du opp rollene i praksis

Start med et enkelt dokument på én side. Øverst står prosjektnavn og leveringsdato. Under står en liten tabell med navn, rolle og hvilke runder personen deltar i. Det er ikke nødvendig med egne verktøy; et delt tekstdokument fungerer så lenge alle vet hvor det ligger.

Send dokumentet ut før første visning, ikke etter. Be hver person bekrefte at de har lest sin rolle. Det høres formelt ut, men en kort bekreftelse per mail er nok, og den gir deg noe å vise til om en uenighet dukker opp senere.

Noter også hva som skjer når noen er fraværende. Hvem trer inn som beslutningstaker ved sykdom? Hvem samler kommentarer i ferien? Disse hullene dukker ofte opp i løpet av høsten og førjulstiden, og et svar på forhånd er billigere enn en hastemelding midt i en leveranse.

• Én side med navn, rolle og aktuelle runder
• Send ut før første visning
• Skriv ned hvem som vikarierer

Typiske feil når roller er uklare

Den vanligste feilen er at samleren og beslutningstakeren blir én og samme person uten at noen har sagt det. Da får vedkommende både å sortere og å avgjøre, og opplever lett kritikk som personlig. Å si det høyt, at du her har to hatter, gjør samtalen enklere.

En annen feil er at en senior kommentator kommer inn sent og overstyrer en beslutning som allerede er tatt. Det skjer sjelden av ond vilje, mer fordi vedkommende ikke visste at runden var avgjort. Løsningen er at beslutninger loggføres med navn og dato, og at nye innspill etter fristen behandles som en ny runde, ikke som en rettelse.

Til slutt: for mange kommentatorer. Jo flere som får dele, desto mer motstridende innspill. Begrens listen til dem som faktisk har noe å bidra med, og si høflig fra til resten at de får se filmen ved godkjenning.

Noe du kan gjøre i løpet av de nærmeste ukene

Ta utgangspunkt i det prosjektet som står først i køen og sett opp rollene der. Ikke prøv å lage en perfekt mal for hele virksomheten på første forsøk. Bruk ett konkret prosjekt, se hva som fungerer og hva som skurrer, og juster etter første runde.

Etter leveransen setter du av en kort halvtime med de involverte. Spør enkelt: var det tydelig hvem som skulle avgjøre hva? Hvor ventet vi uten å vite hvorfor? Svarene kan du skrive rett inn i neste versjon av rolledokumentet.

Slik har du en gjenbrukbar mal klar når årsskiftet bringer nye bestillinger. Det er langt lettere å starte vinteren med en prøvd ordning enn å improvisere roller mens fristen nærmer seg.

Klare roller er ikke byråkrati, men en måte å spare tid på. Når kommentator, samler og beslutningstaker er navngitt, og siste ord er plassert per runde, går gjennomgangen raskere og færre blir irritert. Bruk de rolige høstukene til å skrive ned ordningen for ett prosjekt, test den, og ta den med videre til neste.