Hva «prosesseier» betyr i en videogjennomgang, forklart enkelt

Et begrep som ofte blir brukt uten å bli definert

I mange virksomheter snakker man om at noen «har ansvaret» for en videogjennomgang, uten at det er sagt hva ansvaret består i. Resultatet er kjent: tre personer tror at en fjerde sender kommentarene til redigerer, og ingen gjør det. Begrepet prosesseier brukes i planleggingen for å gi dette ansvaret et navn og en avgrenset jobb.

Prosesseieren er ikke nødvendigvis den som mener mest om videoen. Det er den som sørger for at gjennomgangen følger den rammen dere har satt: hvem som får utkastet, når kommentarene skal være inne, hvor mange runder som er avtalt og når versjonen regnes som ferdig. Rollen handler om flyt, ikke om smak.

Når du skal bygge en gjennomgangsprosess for egne prosjekter, er dette ofte det første punktet som bør stå skriftlig i prosjektdokumentet, ved siden av navnet på hvert prosjekt.

Hva prosesseieren gjør i praksis

I praksis er oppgavene små og konkrete. Prosesseieren sender ut riktig versjon til riktige personer, påminner om fristen og samler kommentarene på ett sted. Når kommentarene spriker, er det prosesseieren som løfter motsigelsene frem og ber den som avgjør om å velge, i stedet for at redigerer må tolke.

Prosesseieren følger også med på rammen. Hvis dere har avtalt to revisjonsrunder, er det vedkommende som sier fra når en tredje runde er i ferd med å åpnes, og som spør om det er bevisst. Det gjør ikke prosessen stivere, men gjør det synlig når man bruker mer tid enn planlagt.

Til slutt sørger prosesseieren for at det finnes et spor etter arbeidet: hvilken versjon som ble sendt, hvem som svarte og hva som ble besluttet.

• Sender utkast til riktige mottakere
• Samler kommentarer på ett sted
• Holder rede på antall runder
• Løfter motstridende kommentarer til den som avgjør
• Sørger for at beslutninger loggføres

Prosesseier, kommentator og beslutningstaker er tre ulike roller

Den vanligste feilen er å slå sammen rollene. Kommentatoren ser videoen og gir innspill, helst knyttet til en tidskode. Beslutningstakeren avgjør hva som skal endres når innspillene er uenige, og godkjenner til slutt. Prosesseieren hverken kommenterer for å påvirke innholdet eller avgjør i saker som hører til andre.

Skillet er nyttig fordi det beskytter alle tre. Kommentatoren slipper å bære ansvar for sluttresultatet, beslutningstakeren slipper å lese råmaterialet fra hver enkelt, og prosesseieren slipper å bli dratt inn i uenigheter om innhold.

I små team kan én person ha to av rollene. Da hjelper det å si høyt hvilken hatt man har på i hvert enkelt øyeblikk, og å skrive det ned i maldokumentet.

Slik skriver du rollen inn i en mal

En mal for gjennomgang trenger ikke være lang. Øverst står prosjektnavn og versjonsidentifikasjon. Deretter en liten tabell over roller med navn, e-post og hva hver av dem forventes å levere. Prosesseieren står først, fordi det er den personen alle andre skal vende seg til når noe er uklart.

Under rollene kommer rammen: antall runder, frist for kommentarer i hver runde og hvem som har siste ord. Sett gjerne inn en linje om hva som skjer hvis fristen ikke holdes, for eksempel at prosjektet går videre med de kommentarene som er kommet inn.

Malen gjenbrukes fra prosjekt til prosjekt. Det er poenget: du bygger prosessen én gang og fyller inn nye navn neste gang.

• Prosjektnavn og versjonsidentifikasjon
• Roller med navn og forventet leveranse
• Antall runder og frister
• Hvem som har siste ord
• Hva som skjer ved forsinkelse

Typiske misforståelser om rollen

Noen tror prosesseieren må være leder. Det stemmer ikke: rollen passer ofte best hos en prosjektkoordinator eller en kommunikasjonsrådgiver som allerede har oversikt over leveransene. Andre tror at rollen betyr mye ekstra arbeid. I et vanlig prosjekt dreier det seg om noen få minutter per runde, hvis malen er på plass.

En tredje misforståelse er at rollen er unødvendig i små prosjekter. Men det er nettopp i korte prosjekter, med presset frist, at uklarhet koster mest. Én navngitt person som holder i trådene sparer flere e-poster enn den bruker tid.

Det som derimot er riktig å vokte seg for, er at prosesseieren blir en postkasse for uavklarte spørsmål. Da har rollen mistet sin avgrensning.

Å komme i gang i høstens prosjekter

Mange virksomheter planlegger nå produksjon til slutten av året, med kampanjer og intern kommunikasjon som skal ut før jul. Det er et godt tidspunkt for å avklare rollene før de første utkastene lander i innboksen, ikke etter.

Start med ett prosjekt. Velg en prosesseier, skriv ned de tre rollene og sett en grense for antall runder. Bruk det som en prøve, og juster malen etter hva som viste seg unødvendig eller mangelfullt.

Når malen har holdt gjennom ett prosjekt, har du noe teamet kan bruke i alle de neste.

Prosesseier er et enkelt begrep med en tydelig jobb: å holde gjennomgangen innenfor rammen dere selv har satt. Rollen er forskjellig fra den som kommenterer og den som avgjør, og den fungerer best når den står i en mal med navn, frister og antall runder. Start småskala i ett prosjekt, og la malen vokse med erfaringen.